Įsisavinant prieinamus ir paieškai tinkamus PDF: OCR, žymėjimas ir atitiktis

Įvadas: Kodėl prieinami ir paieškai tinkami PDF yra svarbūs

Įsivaizduokite, kad reikia išgauti svarbią pastraipą iš nuskenuoto istorinio dokumento, bet negalite pažymėti teksto. Arba pagalvokite apie žmogų, naudojantį ekrano skaitytuvą, kuris bando naršyti svarbią ataskaitą, bet dokumentui trūksta logiškos struktūros, todėl jis tampa nesuprantamas. Šie scenarijai pabrėžia nuolatinę problemą skaitmeniniame pasaulyje: nepasiekiamų ir nepaieškomų Portable Document Format (PDF) failų plitimą.

Šiandienos tarpusavyje susietame skaitmeniniame kraštovaizdyje, kur informacija turi būti lengvai prieinama ir naudojama visiems, tiesiog turėti PDF failą nepakanka. Tai turi būti išties funkcionalus dokumentas. Šis išsamus vadovas supažindins jus su esminėmis prieinamų ir paieškai tinkamų PDF koncepcijomis, detaliai aprašys Optical Character Recognition (OCR) ir efektyvaus PDF žymėjimo lemiamą vaidmenį. Parodysime, kaip panaudoti galingus Convertr.org įrankius, kad transformuotumėte savo dokumentus, užtikrinant, jog jie atitiktų šiuolaikinius naudojamumo ir atitikties standartus.

Pamatų supratimas: paieškai tinkami vs. prieinami PDF

Prieš gilindamiesi į „kaip“, labai svarbu suprasti skirtingas, tačiau viena kitą papildančias paieškai tinkamų ir prieinamų PDF koncepcijas. Nors jos dažnai painiojamos, jos tarnauja skirtingiems pirminiams tikslams, abu prisideda prie labiau naudojamo dokumento.

Kas yra prieinamas PDF?

Prieinamas PDF yra sukurtas taip, kad jį galėtų naudoti žmonės su negalia, ypač tie, kurie naudojasi pagalbinėmis technologijomis, tokiomis kaip ekrano skaitytuvai, didintuvai ar balso naršymo programinė įranga. Tai reiškia, kad dokumentas turi turėti logišką, pagrindinę struktūrą, kurią šios technologijos gali interpretuoti. Pagrindinės savybės apima:

• Semantinė struktūra: Turinys yra organizuojamas su tinkamomis antraštėmis, sąrašais, lentelėmis ir pastraipomis, leidžiančiomis ekrano skaitytuvams perteikti dokumento hierarchiją.
• Loginė skaitymo tvarka: Tvarka, kuria turinys skaitomas balsu, atitinka vizualinį dokumento srautą.
• Alternatyvusis tekstas (Alt Text): Paveikslėliai, diagramos ir kiti ne teksto elementai turi aprašomąjį tekstą, kurį gali perteikti ekrano skaitytuvai.

Kas yra paieškai tinkamas PDF?

Paieškai tinkamas PDF faile yra teksto sluoksnis, kurį kompiuteriai gali atpažinti ir apdoroti. Tai leidžia pasirinkti tekstą, jį kopijuoti ir, svarbiausia, atlikti teksto paieškas dokumente. Daugelis PDF failų, sukurti skenuojant fizinius dokumentus, iš pradžių yra „tik vaizdiniai“ PDF failai – jie atrodo kaip tekstas, bet yra tik teksto paveikslėliai. Be paieškai tinkamo teksto sluoksnio, jūs negalite sąveikauti su pačiais teksto duomenimis.

Kodėl jie svarbūs? Atitiktis, SEO ir vartotojo patirtis

Poreikis prieinamiems ir paieškai tinkamiems PDF failams yra ne tik gera praktika; tai yra būtinybė, atsirandanti dėl teisinių reikalavimų, pagerintos vartotojo patirties ir net SEO privalumų.

• Teisinė atitiktis ir įtrauktis: Daugelis šalių ir regionų turi įstatymus (pvz., ADA JAV, EN 301 549 ES, Section 508, WCAG), įpareigojančius skaitmeninį prieinamumą. Suteikdami prieinamus dokumentus, užtikrinate, kad jūsų turinys būtų prieinamas visiems, skatindami įtrauktį.
• Pagerinta vartotojo patirtis (UX): Paieškai tinkami PDF taupo laiką, leisdami vartotojams greitai rasti informaciją. Prieinami PDF atitinka įvairius poreikius, todėl jūsų turinys yra patogesnis platesnei auditorijai, įskaitant tuos, kurie turi laikinų negalių (pvz., sulaužytą ranką) arba situacinių sutrikimų (pvz., ryški saulės šviesa, apsunkinanti skaitymą).
• SEO privalumai ir duomenų išgavimas: Paieškos varikliai gali „skaityti“ ir indeksuoti tekstą paieškai tinkamuose PDF failuose, pagerindami aptinkamumą. Verslui tai reiškia geresnį SEO. Asmenims tai reiškia lengvesnį duomenų išgavimą ir turinio pakartotinį naudojimą.

PDF tipų supratimas: tik vaizdai vs. paieškai tinkami vs. žymėti

OCR galia: PDF failų padarymas paieškai tinkamais

Optical Character Recognition (OCR) yra paieškai tinkamų PDF failų kūrimo iš nuskenuotų dokumentų ar vaizdų pagrindas. Tai technologija, kuri užpildo tarpą tarp statinių pikselių ir redaguojamo, atrandamo teksto.

Kaip veikia OCR

Kai į OCR variklį įvedate vaizdu pagrįstą PDF arba paprastą vaizdą (pvz., JPG arba PNG dokumento), programinė įranga analizuoja vaizdą, identifikuoja simbolius primenančius modelius ir tada konvertuoja tuos modelius į tikrą, mašininio skaitymo tekstą. Šis tekstas tada arba įterpiamas kaip nematomas sluoksnis virš originalaus vaizdo (sukuriant paieškai tinkamą PDF), arba naudojamas dokumentui atkurti į redaguojamą formatą, pvz., DOCX ar TXT.

Šiuolaikinė OCR technologija naudoja pažangius algoritmus, įskaitant dirbtinį intelektą ir mašininį mokymąsi, kad pasiektų aukštą tikslumą net ir su įvairiais šriftais, išdėstymais ir vaizdo kokybe. Tačiau originalaus skenavimo ar vaizdo kokybė žymiai veikia OCR veikimą.

Convertr.org naudoja pažangiausias OCR galimybes, leidžiančias patikimai konvertuoti nuskenuotus dokumentus į paieškai tinkamus ir redaguojamus formatus. Mūsų įrankiai siūlo kalbos atpažinimo ir išdėstymo išsaugojimo parinktis, užtikrinančias optimalius rezultatus įvairių tipų dokumentams.

Norėdami dar labiau pasinerti į OCR technologiją, peržiūrėkite mūsų vadovą: OCR įsisavinimas: nuskenuotų PDF pavertimas paieškai tinkamu, redaguojamu tekstu .

PDF žymėjimas: prieinamumo pagrindas

Nors OCR padaro PDF paieškai tinkamą, PDF žymėjimas padaro jį išties prieinamu. Žymės yra nematomi struktūriniai elementai, įterpti į PDF, kurie apibrėžia loginę skaitymo tvarką ir semantinę dokumento turinio prasmę. Pagalvokite apie juos kaip apie užkulisinį pastolį, kuriuo remiasi ekrano skaitytuvai.

Be tinkamų žymų, ekrano skaitytuvas gali skaityti turinį netvarkingai, praleisti svarbius elementus arba klaidingai interpretuoti ryšį tarp skirtingų dokumento dalių. Tai gali paversti iš pažiūros paprastą PDF nesuprantamu chaosu silpnaregiui vartotojui.

Kodėl žymėjimas yra labai svarbus ekrano skaitytuvams

Įsivaizduokite, kad naršote knygą be puslapių numerių, skyrių ar antraščių. Toks yra nežymėtas PDF ekrano skaitytuvui. Žymės suteikia reikiamą žemėlapį:

Žymės klasifikuoja turinio tipus, tokius kaip antraštės (H1, H2), pastraipos (P), sąrašai (L, LI), lentelės (Table, TR, TD), paveikslėliai (Figure) ir dar daugiau. Šis semantinis supratimas leidžia pagalbinėms technologijoms:

• Paskelbti turinio tipą: Ekrano skaitytuvas gali pasakyti „Antraštė 1: Įvadas“ vietoj tiesiog „Įvadas“.
• Pateikti navigaciją: Vartotojai gali greitai pereiti tarp antraščių, lentelių ar sąrašo elementų, lygiai taip pat, kaip matantis vartotojas gali peržiūrėti dokumentą.
• Interpretavimas sudėtingų išdėstymų: Žymės paaiškina ryšius sudėtingose struktūrose, pvz., lentelėse, užtikrindamos, kad duomenys būtų teisingai skaitomi eilutė po eilutės ir stulpelis po stulpelio.
• Nustatykite ne teksto turinį: Paveikslėliai, vaizdai ir formų laukai tinkamai identifikuojami ir aprašomi naudojant jų alt tekstą.

Pro patarimas: WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) ir PDF/UA (PDF/Universal Accessibility) standartai teikia išsamius nurodymus, kaip kurti tikrai prieinamus PDF. Jų laikymasis yra raktas į visišką atitiktį.

Žingsnis po žingsnio vadovas: prieinamų ir paieškai tinkamų PDF kūrimas su Convertr.org

Convertr.org supaprastina PDF failų padarymo paieškai tinkamais procesą ir padeda pagrindą visapusiškam prieinamumui. Štai kaip galite naudoti mūsų įrankius, kad pradėtumėte:

1. 1 žingsnis: Pasirinkite failą. Eikite į Convertr.org ir pasirinkite tinkamą konvertavimo įrankį. Jei turite tik vaizdinį PDF, tikriausiai norėsite jį pirmiausia konvertuoti į paieškai tinkamą DOCX arba TXT, kad pritaikytumėte OCR. Jei turite atskirus vaizdus (pvz., JPG skenus), galite juos tiesiogiai konvertuoti į PDF.
2. 2 žingsnis: Pasirinkite išvesties formatą. Norėdami kurti paieškai tinkamus ir redaguojamus dokumentus iš PDF failų, pasirinkite išvestį, pvz., PDF į DOCX arba PDF į TXT. Jei sudarote nuskenuotus vaizdus į paieškai tinkamą PDF dokumentą, pasirinkite išvestį, pvz., JPG į PDF. Kiekvienas kelias siūlo konkrečius nustatymus, skirtus optimizuoti jūsų išvestį.
3. 3 žingsnis: Konfigūruokite OCR ir kitus nustatymus. Tai yra pats svarbiausias žingsnis paieškos galimybei. Priklausomai nuo pasirinkto išvesties formato (pvz., DOCX, TXT), matysite parinktis, kaip patikslinti konvertavimą:
   • Įjungti OCR: Įsitikinkite, kad parinktis „OCR“ yra pažymėta. Tai nurodo konverteriui apdoroti vaizdo sluoksnį ir išgauti tekstą.
   • Atpažinti kalbas: Pasirinkite kalbą (-as), esančią (-ias) jūsų dokumente (pvz., „eng“ anglų kalbai, „spa“ ispanų kalbai). Tikslus kalbos pasirinkimas žymiai padidina OCR tikslumą.
   • OCR išvesties formatas (DOCX/PDF išvesties atveju): Pasirinkite tarp „Tik tekstas“ (puikiai tinka paprastam teksto išgavimui) arba „Tekstas ir vaizdai“ (kuris bando išsaugoti originalų vaizdinį išdėstymą, pridedant teksto sluoksnį, idealiai tinka paieškai tinkamiems PDF).
   • Išdėstymo atpažinimas: Jei konvertuojate į DOCX, įjungus „Išdėstymo atpažinimą“ padeda išlaikyti originalų dokumento formatavimą, stulpelių struktūras ir vaizdų išdėstymą. Paprastiems TXT išvesties failams tai gali būti mažiau svarbu.
4. 4 žingsnis: Konvertuoti ir atsisiųsti. Paspauskite mygtuką „Konvertuoti“. Galingi Convertr.org serveriai greitai apdoros jūsų failą, paprastai per kelias sekundes iki kelių minučių, priklausomai nuo failo dydžio ir sudėtingumo. Kai baigsite, atsisiųskite naujai konvertuotą, paieškai tinkamą dokumentą.
5. 5 žingsnis: Veiksmai po konvertavimo (prieinamumui). Nors Convertr.org leidžia ieškoti PDF failuose, išsamių prieinamumo žymų pridėjimas dažnai reikalauja specializuotos PDF redagavimo programinės įrangos (pvz., Adobe Acrobat Pro ar specialių prieinamumo įrankių). Turėsite peržiūrėti konvertuotą dokumentą, kad:

Įspėjimas: OCR automatiškai nesukuria visiškai pažymėtų, prieinamų PDF. Jis sukuria paieškai tinkamą teksto sluoksnį. Rankinis peržiūra ir žymėjimas dažnai reikalingi visapusiškam PDF/UA atitikimui.

Išplėstinės parinktys ir nustatymai optimaliems rezultatams

Norint išnaudoti visas failų konvertavimo galimybes, reikia suprasti, kaip skirtingi nustatymai veikia galutinį rezultatą. Panagrinėkime išsamiau pagrindines parinktis, pasiekiamas per tokias paslaugas kaip Convertr.org.

Išsamus OCR nustatymų aprašymas: maksimalus paieškos galimybių padidinimas

Pro patarimas: daugiakalbiai dokumentai Jei jūsų dokumente yra teksto keliomis kalbomis, įsitikinkite, kad nurodėte visas jas „Atpažinti kalbas“ nustatyme (pvz., „eng,spa,deu“). Tai dramatiškai pagerina OCR variklio gebėjimą tiksliai interpretuoti įvairius simbolių rinkinius.

Vaizdo DPI (taškų colyje) PDF failams iš vaizdų

Kai konvertuojate vaizdus (pvz., JPG, PNG, TIFF skenus) į PDF, DPI nustatymas vaidina svarbų vaidmenį. DPI nurodo vaizdo raišką. Didesnis DPI reiškia daugiau detalių, bet taip pat didesnį failo dydį.

OCR atveju, paprastai rekomenduojamas minimalus 300 DPI tikslumas, ypač dokumentams su mažais šriftais. Per didelis DPI (pvz., 600 DPI standartiniams dokumentams) gali be reikalo padidinti failo dydį be proporcingo OCR tikslumo padidėjimo ir net sulėtinti konvertavimo procesą.

Failo dydžio ir kokybės kompromisai

Kiekvienas konvertavimas apima failo dydžio ir kokybės pusiausvyrą. Prieinamiems ir paieškai tinkamiems PDF:

OCR prideda teksto sluoksnį, kuris paprastai minimaliai padidina failo dydį. Tačiau, jei pasirinksite „Tekstas ir vaizdai“ išvestį su didelės raiškos originaliais vaizdais, failo dydis gali padidėti. Vaizdų suspaudimas PDF faile (jei konverteris tai siūlo) gali padėti valdyti failo dydį be didelio vizualinės kokybės praradimo.

Pavyzdys: 5MB nuskenuotas tik vaizdų PDF gali tapti 5.2MB pridėjus OCR teksto sluoksnį. Jei konvertuojama į DOCX su įterptais didelės raiškos vaizdais ir išdėstymo atpažinimu, jis potencialiai gali išaugti iki 8-10MB. Ir atvirkščiai, konvertavimas į „Tik tekstas“ TXT failą duos mažytį failą, dažnai mažesnį nei 1MB, bet be originalaus formatavimo.

Dažnos problemos ir jų sprendimas

Net ir su galingais įrankiais, galite susidurti su iššūkiais kurdami prieinamus ir paieškai tinkamus PDF. Štai dažnos problemos ir kaip jas spręsti:

• Prastas OCR tikslumas: Dažnai sukeliamas prastos kokybės skenų (neryškių, pasvirusių, mažo kontrasto), neįprastų šriftų arba neteisingos OCR kalbos pasirinkimo. Užtikrinkite, kad jūsų šaltinio medžiaga būtų švari ir teisingai nurodykite kalbą.
• Prarastas formatavimas/išdėstymo problemos: Jei jūsų konvertuotas dokumentas (ypač į DOCX) atrodo netvarkingas, patikrinkite, ar buvo įjungtas „Išdėstymo atpažinimas“. Labai sudėtingi išdėstymai su mišriu tekstu, vaizdais ir lentelėmis gali būti sudėtingi net pažangiems OCR varikliams.
• Dideli failų dydžiai po konvertavimo: Tai paprastai atsitinka, kai originalūs vaizdai yra didelės raiškos ir nėra suspaudžiami konvertavimo metu. Jei vaizdinė kokybė nėra svarbiausia, apsvarstykite mažesnius DPI nustatymus arba konvertavimą į „Tik tekstas“ formatus, jei tinka.
• PDF nėra visiškai prieinamas (nepaisant OCR): Kaip aptarta, OCR suteikia paieškos galimybę, tačiau prieinamumui reikalingas tinkamas žymėjimas. Jei jūsų tikslas yra visiškas atitikimas, jums reikės naudoti specializuotą programinę įrangą, kad pridėtumėte arba patikslintumėte žymas po pradinės OCR konversijos.

Daugeliu problemų, susijusių su paieškos galimybe, pirmas žingsnis bus peržiūrėti OCR nustatymus Convertr.org išplėstinėse parinktyse. Kalbant apie prieinamumą, dažnai neišvengiamas yra peržiūra po konvertavimo ir rankinis žymėjimo procesas.

Geriausia praktika ir pro patarimai PDF prieinamumui

Norint pasiekti optimalius prieinamus ir paieškai tinkamus PDF, reikalingas holistinis požiūris. Štai keletas geriausių praktikų:

• Pradėkite nuo kokybiškos šaltinio medžiagos: Švarus, didelės raiškos skenavimas (300 DPI ar daugiau, aiškus kontrastas) yra tikslaus OCR pagrindas. Prasta įvestis reiškia prastą išvestį.
• Nuolat naudokite OCR: Visada įjunkite OCR nuskenuotiems dokumentams. Tai yra kelias į paieškos galimybę ir pradinis žingsnis prieinamumo link.
• Teisingai nurodykite kalbą (-as): Užtikrinkite, kad jūsų OCR kalbos nustatymai atitiktų dokumento turinį, kad būtų pasiektas maksimalus tikslumas.
• Prioritetas loginei struktūrai: Kuriant dokumentus, galvokite apie loginę hierarchiją (antraštės, sąrašai). Tai labai palengvina žymėjimą po OCR.
• Pridėkite „Alt“ tekstą vaizdams: Jei kuriate PDF failus nuo nulio arba redaguojate po konvertavimo, visada pateikite aprašomąjį „alt“ tekstą vaizdams, diagramoms ir kitiems ne teksto elementams.
• Reguliariai tikrinkite prieinamumą: Naudokite prieinamumo tikrinimo įrankius (daugelis PDF skaitytuvų turi įmontuotus įrankius arba specializuotą programinę įrangą), kad nustatytumėte ir ištaisytumėte problemas.

Dažnai užduodami klausimai (DUK)

K: Kuo skiriasi paieškai tinkamas PDF ir prieinamas PDF?

A: Paieškai tinkamas PDF turi mašininio skaitymo teksto sluoksnį, leidžiantį pasirinkti ir ieškoti teksto. Prieinamas PDF eina toliau, įtraukdamas loginę struktūrą (žymas), skaitymo tvarką ir alt tekstą, todėl jį galima visiškai naršyti ir suprasti naudojant pagalbines technologijas, tokias kaip ekrano skaitytuvai.

K: Ar galiu padaryti bet kurį PDF prieinamu naudojant OCR?

A: OCR visų pirma padaro tik vaizdų PDF failus paieškai tinkamais, pridedant teksto sluoksnį. Nors tai yra kritiškai svarbus pirmasis žingsnis link prieinamumo, jis automatiškai neprideda reikalingų struktūrinių žymų, loginės skaitymo tvarkos ar alt teksto. Visapusiškam prieinamumui paprastai reikalinga rankinė intervencija su specializuotais įrankiais.

K: Kaip pridėti žymas prie PDF po konvertavimo?

A: Po nuskenuoto PDF konvertavimo į paieškai tinkamą formatą naudojant OCR (pvz., PDF į DOCX per Convertr.org), paprastai naudotumėte specializuotą PDF redagavimo programą, tokią kaip Adobe Acrobat Pro ar kitą prieinamumo taisymo programinę įrangą. Šie įrankiai leidžia peržiūrėti, redaguoti ir pridėti reikiamas žymas (antraštes, pastraipas, sąrašus, lenteles, alt tekstą), kad būtų apibrėžta dokumento struktūra ir skaitymo tvarka.

K: Ar OCR padidina failo dydį?

A: Kai OCR prideda nematomą teksto sluoksnį prie tik vaizdų PDF, tai paprastai šiek tiek padidina failo dydį. Poveikis yra daug mažesnis nei paieškos galimybių teikiama nauda. Jei konvertuojama į redaguojamą formatą, pvz., DOCX, failo dydis gali padidėti žymiai daugiau, priklausomai nuo to, kaip išsaugomi vaizdai ir formatavimas.

K: Kokias kalbas palaiko Convertr.org OCR?

A: Convertr.org OCR variklis palaiko platų kalbų spektrą. Konvertavimo nustatymuose galite nurodyti kalbą (-as) (pvz., „eng“ anglų kalbai, „spa“ ispanų kalbai, „deu“ vokiečių kalbai), kad užtikrintumėte tikslų teksto atpažinimą jūsų konkrečiam dokumentui.

K: Ar Convertr.org atitinka prieinamumo standartus?

A: Convertr.org teikia įrankius paieškai tinkamiems PDF kurti ir padeda pagrindą prieinamumui, generuodamas švarų, mašininio skaitymo tekstą. Nors mūsų platforma supaprastina sudėtingą OCR procesą, visiško atitikimo standartams, tokiems kaip PDF/UA ar WCAG, pasiekimui dažnai reikalinga žmogaus peržiūra ir rankinis konvertuoto dokumento žymėjimas naudojant specializuotą prieinamumo programinę įrangą.

Išvada: Išnaudokite visą savo dokumentų potencialą

Prieinamų ir paieškai tinkamų PDF kūrimas nebėra tik pasirinkimas; tai yra esminis reikalavimas efektyviai skaitmeninei komunikacijai, teisinei atitikčiai ir išties įtraukiamam informacijos dalijimuisi. Suprasdami OCR ir PDF žymėjimo sąveiką, įgyjate galią paversti statinius dokumentus dinamiškais, naudojamais ištekliais.

Convertr.org yra jūsų patikimas partneris šioje kelionėje, siūlantis intuityvius įrankius, kad jūsų PDF failai būtų paieškai tinkami tiksliai ir lengvai. Nesvarbu, ar skaitmeninate istorinius archyvus, rengiate dokumentus atitikčiai, ar tiesiog gerinate vartotojo patirtį, sustiprinkite savo failus prieinamumo galia. Pradėkite konvertuoti šiandien ir padarykite savo informaciją visuotinai prieinamą.